Monday, February 6, 2017

berburu beasiswa ke negeri sakura

Melanjutkan studi ke jenjang yang lebih tinggi di Jepang merupakan impian saya sejak masih di bangku SMA. Sempat beberapa kali mencari peluang untuk mengikuti kegiatan pertukaran pelajar di luar negeri, niatan itu harus terkesampingkan karena sibuknya kegiatan perkuliahan dan organisasi di kampus. Hingga pada suatu hari di bulan September 2012, saya mendapatkan kesempatan untuk menjadi liaison officer (LO) mahasiswa Kanazawa University (金沢大学) yang berkunjung ke kampus saya, Institut Teknologi Bandung (ITB) selama dua minggu. Saya pun terpilih untuk berangkat ke Kanazawa selama dua minggu untuk mengikuti program Short Stay Short Visit di bulan Januari 2013. Pengalaman selama dua minggu di Kanazawa semakin memantapkan saya untuk melanjutkan studi di Jepang.

Sebenarnya, sejak memasuki semester 7, saya sudah mulai mencari dan mencoba mendaftar ke salah satu universitas swasta di Jepang. Beberapa hari setelah saya kembali ke Indonesia, Japan Educational Seminar Indonesia diselenggarakan di ITB. Saya mencoba mendatangi beberapa stand universitas dan mendapatkan banyak informasi yang kembali memicu semangat saya untuk kembali mencoba.

Dengan memanfatkan teknologi bernama internet, saya menemukan sebuah lab yang sesuai dengan minat saya di Nagoya University (名古屋大学). Setelah beberapa kali berkirim email dengan Professor dari lab yang saya inginkan, sekitar awal Maret 2013, saya melakukan wawancara melalui Skype dan dinyatakan lolos interview. One step closer to my dream! :)

Kurang lebih satu semester saya memfokuskan diri untuk menyelesaikan studi sarjana saya sebelum memulai pencarian beasiswa. Saya sempat mencoba untuk mendaftar salah satu beasiswa yang tersedia di Indonesia, namun karena beberapa masalah kelengkapan administrasi, no surprise saya gagal. Hampir di penghujung tahun, saya mendapat informasi dari Professor saya bahwa saya berkesempatan untuk mencoba mendaftar beasiswa dari pemerintah jepang kategori rekomendasi universitas, atau lebih dikenal monbukagakusho U to U. Fasilitas yang disediakan beasiswa kategori ini hampir sama dengan monbukagakusho G to G (lebih lanjut tentang kategori ini dapat dibaca di sini), namun tahap penyeleksiannya berbeda.

Beasiswa monbukagakusho (selanjutnya akan disebut monbusho) merupakan beasiswa yang diberikan oleh Kementrian Pendidikan, Kebudayaan, Olahraga, Sains dan Teknologi (MEXT) Jepang kepada warga asing (baca: non Jepang) yang ingin melanjutkan studinya di Jepang. Ada beberapa jenis program yang ditawarkan, termasuk program-program yang ditawarkan spesifik hanya untuk pendaftar ke suatu jurusan atau fakultas di universitas tertentu saja. Berhubung saya kurang memahami prosedur untuk jenis program yang lain, pada tulisan ini saya akan fokus untuk membagikan pengalaman saya dalam mendaftar monbusho U to U.

Program ini umunya diawali dengan masa research student yang waktunya bervariasi hingga maksimal satu tahun. Pada kasus saya, saya menjalani masa-masa sebagai research student selama enam bulan. Dalam rentang waktu tersebut, saya mempersiapkan untuk ujian masuk (jenis ujian bergantung pada sekolah masing-masing), mengambil kelas bahasa jepang intensif (5x3jam per minggu), dan memulai pengenalan laboratorium (pengenalan alat, metode, dll). Kegiatan research student ini pun sangat bergantung pada jurusan si penerima beasiswa. Beberapa rekan saya di social science diharuskan untuk mengambil beberapa kelas sambil mempersiapkan ujian masuk dan belajar bahasa jepang. Bagi yang tidak melalui program research student, penerima beasiswa bisa langsung memulai kegiatan perkuliahan di semester dia datang ke jepang. Based on my own experience, saya sangat bersyukur saya melewati tahap research student lebih dulu sebelum masuk ke master course. Saya bisa memanfaatkan enam bulan pertama bukan hanya untuk persiapan menghadapi ujian, tapi juga sebagai waktu untuk beradaptasi di Jepang. People said, the first year gonna be the hardest. Sehingga, ketika saya memulai master course saya sudah melewati masa-masa beradaptasi dan dapat lebih fokus ke kegiatan perkuliahan dan penelitian.

Hal pertama yang perlu diingat untuk mendaftar beasiswa ini adalah, pendaftar harus sudah memiliki Professor di salah satu universitas di Jepang yang memiliki kerjasama dengan almamater pelamar. Kenapa? Karena informasi mengenai beasiswa ini kemungkinan tidak dapat diperoleh dari website, tetapi akan langsung ditawarkan oleh Professor yang bersangkutan jika memang tersedia. Kelengkapan untuk mendaftar pun diinfokan langsung oleh Professor, dan semua berkas yang dikirim ke rumah saya di Indonesia harus dikirim kembali ke Jepang dalam rentang waktu yang cukup singkat. Berikut adalah daftar dokumen yang harus saya persiapkan:

1. Application form
Formulir aplikasi ini berisi data-data mengenai pelamar. Instruksinya ditulis dalam dua bahasa, sehingga lebih mudah dipahami walaupun tidak memiliki kemampuan bahasa jepang yang mumpuni. Saat mengisi formulir ini, saya mengisinya dengan tulisan tangan dan membacanya berkali-kali, untuk memastikan semuanya terisi dengan benar sebelum menandatanganinya di halaman terakhir.

2. Field of study and study program
Sesuai dengan judulnya, bagian ini mengharuskan pelamar untuk menceritakan bidang yang didalami dan apa yang akan dilakukan di Jepang. Pengisian bagian ini dapat pula dikonsultasikan dengan Professor di Jepang.

3. Recommendation letter
Surat rekomendasi untuk pendaftaran beasiswa ini harus ditulis oleh setidaknya dekan fakultas asal pelamar. Saya cukup beruntung untuk mendapatkan surat rekomendasi dari rektor, karena kebetulan beliau adalah dosen di departemen saya, sehingga sedikit banyak saya pernah lebih berinteraksi dengan beliau ketimbang dekan fakultas. Surat rekomendasi harus dimasukkan ke dalam amplop dan disegel untuk menjamin keaslian surat.

4. Degree certification/certificate of graduation (Bachelor and Master)
Ijazah menjadi syarat di hampir semua pendaftaran beasiswa. Untuk mendapatkan salinan ijazah berbahasa inggris dari almamater tentunya membutuhkan waktu yang tidak sebentar, terutama jika pelamar sudah tidak tinggal di kota universitas asal. Oleh karena itu salinan ijazah berbahasa inggris sebaiknya selalu siap digunakan selama proses perburuan beasiswa. Hal ini tentunya akan mempermudahkan proses pendaftaran.

5. Transcript (Bachelor and Master)
Mirip dengan poin sebelumnya, sebaikanya pelamar juga mempersiapkan salinan transkrip berbahasa inggris sebelum memulai perburuan beasiswa demi kemudahan pendaftaran.

6. Any records that shows the applicant was in the top-level category, such as GPA indication, rank order
Pembuktian bahwa pelamar merupakan kategori "atas" di universitas asal dapat dilakukan dengan beberapa cara. Pada kasus saya, IPK dan kategori kelulusan tercantum dalam transkrip akademik. Jika tidak tercantum pada transkrip, dokumen-dokumen terkait dapat dilampirkan.

7. Abstract of thesis
Abstrak dari penelitian di pendidikan terakhir. Saya salin langsung dari skripsi sarjana saya.

8. Documents validating nationality and residence status
Berhubung menurut saya akan lebih baik untuk mengirimkan berkas berbahasa inggris, saya mengirimkan salinan halaman pertama paspor untuk memvalidasi kewarganegaraan saya. Mungkin salinan dokumen lainnya juga berlaku, silakan ditanyakan kepada Professor terkait.

9. Health certificate
Formulir untuk sertifikat kesehatan berisi tentang data kesehatan pelamar. Berhubung dibutuhkan waktu sampai hasil medical check up selesai, sebaiknya langsung melakukan tes kesehatan setelah mendapatkan formulirnya.

10. Declaration letter
Surat ini dibuat untuk mendeklarasi kesediaan pelamar kalau ternyata mendapatkan beasiswa tanpa uang transportasi (PP Indonesia-Jepang) dan settlement fee saat tiba di Jepang. Beasiswa bulanan, dan seluruh biaya perkuliahan tetap ditanggung penuh oleh pemerintah jepang. Kalau memang tidak memungkinkan untuk menggunakan dana pribadi untuk tiket pesawat, sebaiknya dibicarakan dengan Professor yang bersangkutan.

Tahap seleksi dilakukan dua tahap, di universitas yang dituju dan di pusat. Hasil penilaian yang dilakukan di universitas dapat diketahui sekitar dua sampai tiga bulan setelah berkas dikirim ke Jepang. Selanjutnya aplikasi dikirimkan oleh universitas ke pusat. Pada tahapan ini kurang lebih sama dengan monbusho G to G. Tidak ada yang dapat memprediksi apakah pelamar akan diterima atau tidak. Meskipun sudah mengantongi rekomendasi dari universitas (rekomendasi dari kedutaan besar untuk kasus monbusho G to G), keputusan akhir beasiswa tetap berada di pusat and anything can happen. Pengumuman hasil seleksi diumumkan sekitar bulan Juni di tahun keberangkatan. It was a very long six months, I even had plan B and C successfully started when I got the notification. Sekitar satu bulan kemudian, beberapa berkas tiba di rumah untuk pembuatan visa. Pengurusan visa di kedutaan besar Jepang pun cukup mudah. Pembuatan visa dilakukan terpisah dari pembuatan visa reguler, dan semua biaya pembuatan visa ditanggung oleh pemerintah jepang. Ketika datang, saya tidak perlu mengantri sama sekali. Saya hanya perlu menyerahkan dokumen yang saya peroleh dari Professor saya dan beberapa dokumen yang harus saya isi ke bagian pembuatan visa. Dalam kurun waktu tidak sampai satu minggu, visa saya selesai dibuat. Sebaiknya semua dokumen yang diterima dari Professor, seperti Letter of Acceptance dan lain lain selalu siap ditunjukkan saat tiba di Jepang, untuk berjaga-jaga kalau dibutuhkan di bagian imigrasi bandara.

Sakura di sekitar Yamazaki River, tidak jauh dari Nagoya University.
Informasi lebih lanjut mengenai beasiswa ini bisa dilihat di website kedutaan besar jepang. Tulisan ini adalah sedikit flashback ke lebih dari tiga tahun lalu untuk mempermudah menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang bagaimana saya bisa mendapatkan beasiswa monbusho. Harap maklum kalau kurang detail. However, feel free to ask me any questions regarding this matter. I'll be happy to do my best to help you! :)

2 comments:

  1. Mba saya mau nanya, untuk surat rekomendasi format harus sesuai dgn yg ditetapkan ya? Jawaban di bawah soal atau dlm bentuk cerita yg merangkum semua soa'. Thanks

    ReplyDelete
    Replies
    1. seingat saya tidak ada format khusus untuk surat rekomendasi. semua format untuk pendaftaran monbusho university recommendation dikirimkan langsung oleh professor dari lab yang dituju. persyaratan yang tidak dikirimkan formatnya, sepertinya dapat menyesuaikan.

      Delete